پرسنل فائلز: آپ کتنی دیر تک ڈیٹا رکھ سکتے ہیں؟

پرسنل فائلز: آپ کتنی دیر تک ڈیٹا رکھ سکتے ہیں؟

آجر وقت کے ساتھ ساتھ اپنے ملازمین پر بہت سارے ڈیٹا پر کارروائی کرتے ہیں۔ یہ تمام ڈیٹا ایک پرسنل فائل میں محفوظ ہے۔ یہ فائل اہم ذاتی ڈیٹا پر مشتمل ہے اور، اس وجہ سے، یہ ضروری ہے کہ یہ محفوظ طریقے سے اور صحیح طریقے سے کیا جائے۔ آجروں کو کتنی دیر تک یہ ڈیٹا رکھنے کی اجازت ہے (یا، بعض صورتوں میں، درکار ہے)؟ اس بلاگ میں، آپ اہلکاروں کی فائلوں کی قانونی برقراری کی مدت اور اس سے نمٹنے کے طریقے کے بارے میں مزید پڑھ سکتے ہیں۔

پرسنل فائل کیا ہے؟

جیسا کہ اوپر ذکر کیا گیا ہے، ایک آجر کو اکثر اپنے ملازمین کے پرسنل ڈیٹا سے نمٹنا پڑتا ہے۔ اس ڈیٹا کو مناسب طریقے سے ذخیرہ کیا جانا چاہئے اور پھر اسے تباہ کرنا چاہئے۔ یہ عملے کی فائل کے ذریعے کیا جاتا ہے۔ اس میں ملازم (ملازمین) کے نام اور پتے کی تفصیلات، ملازمت کے معاہدے، کارکردگی کی رپورٹیں، وغیرہ شامل ہیں۔ ان اعداد و شمار کو AVG ضوابط کے بعد تقاضوں کی تعمیل کرنی چاہیے، اور اسے ایک مخصوص مدت کے لیے رکھا جانا چاہیے۔

(اگر آپ یہ جاننا چاہتے ہیں کہ آیا آپ کی پرسنل فائل اے وی جی کے تقاضوں کو پورا کرتی ہے تو ہماری پرسنل فائل اے وی جی چیک لسٹ دیکھیں یہاں)

ملازمین کے ڈیٹا کو برقرار رکھنا

AVG ذاتی ڈیٹا کو برقرار رکھنے کی مخصوص مدت نہیں دیتا ہے۔ عملے کی فائل کے برقرار رکھنے کی مدت کا کوئی سیدھا سا جواب نہیں ہے، کیونکہ یہ مختلف قسم کے (ذاتی) ڈیٹا پر مشتمل ہوتا ہے۔ ڈیٹا کے ہر زمرے پر برقرار رکھنے کی ایک مختلف مدت لاگو ہوتی ہے۔ اس سے یہ بھی متاثر ہوتا ہے کہ آیا وہ شخص اب بھی ملازم ہے، یا ملازمت چھوڑ چکا ہے۔

برقرار رکھنے کے ادوار کے زمرے

جیسا کہ اوپر بتایا گیا ہے، پرسنل فائل میں ذاتی ڈیٹا کو برقرار رکھنے سے متعلق مختلف برقراری کے ادوار ہوتے ہیں۔ غور کرنے کے لیے دو معیار ہیں، یعنی آیا کوئی ملازم اب بھی ملازم ہے، یا ملازمت چھوڑ چکا ہے۔ مندرجہ ذیل سے پتہ چلتا ہے کہ کب کچھ ڈیٹا کو تباہ کیا جانا چاہیے، یا اسے برقرار رکھا جانا چاہیے۔

موجودہ اہلکاروں کی فائل

کسی ملازم کی موجودہ پرسنل فائل میں موجود ڈیٹا کے لیے برقرار رکھنے کی کوئی مقررہ مدت متعین نہیں کی گئی ہے جو اب بھی ملازم ہے۔ AVG صرف آجروں پر عملے کی فائلوں کو 'تازہ ترین' رکھنے کی ذمہ داری عائد کرتا ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ آجر خود عملے کی فائلوں کے متواتر جائزہ لینے اور پرانے ڈیٹا کو تباہ کرنے کے لیے ایک آخری تاریخ مقرر کرنے کا پابند ہے۔

درخواست کی تفصیلات

درخواست دہندگان سے متعلق درخواست کا ڈیٹا جس کی خدمات حاصل نہیں کی گئی ہیں، درخواست کے طریقہ کار کے اختتام کے بعد زیادہ سے زیادہ 4 ہفتوں کے اندر ضائع کر دیے جائیں۔ ڈیٹا جیسے ترغیب یا درخواست کا خط، CV، رویے پر بیان، درخواست گزار کے ساتھ خط و کتابت اس زمرے میں آتی ہے۔ درخواست دہندہ کی رضامندی سے، ڈیٹا کو تقریباً 1 سال تک رکھنا ممکن ہے۔

دوبارہ انضمام کا عمل

جب ایک ملازم دوبارہ انضمام کا عمل مکمل کر لیتا ہے اور اپنی ملازمت پر واپس آتا ہے، تو دوبارہ انضمام کی تکمیل کے بعد زیادہ سے زیادہ 2 سال کی برقراری کی مدت لاگو ہوتی ہے۔ اس میں ایک استثناء ہے جب آجر خود بیمہ کنندہ ہے۔ اس صورت حال میں، 5 سال کی برقراری کی مدت لاگو ہوتی ہے۔

ملازمت کے خاتمے کے بعد زیادہ سے زیادہ 2 سال

کسی ملازم کے ملازمت چھوڑنے کے بعد، عملے کی فائل میں موجود (ذاتی) ڈیٹا کا بڑا حصہ 2 سال تک برقرار رکھنے کی مدت سے مشروط ہوتا ہے۔

اس زمرے میں شامل ہیں:

  • ملازمت کے معاہدے اور اس میں ترامیم؛
  • استعفیٰ سے متعلق خط و کتابت؛
  • تشخیص اور کارکردگی کے جائزوں کی رپورٹیں؛
  • پروموشن/ ڈیموشن سے متعلق خط و کتابت؛
  • UWV اور کمپنی کے ڈاکٹر سے بیماری پر خط و کتابت؛
  • گیٹ کیپر امپروومنٹ ایکٹ سے متعلق رپورٹس؛
  • ورکس کونسل کی رکنیت پر معاہدے؛
  • سرٹیفکیٹ کی کاپی۔

ملازمت کے خاتمے کے بعد کم از کم 5 سال

کچھ اہلکاروں کی فائل کا ڈیٹا 5 سال کی برقراری کی مدت سے مشروط ہے۔ لہذا آجر ملازم کے ملازمت چھوڑنے کے بعد 5 سال کی مدت تک یہ ڈیٹا رکھنے کا پابند ہے۔ یہ درج ذیل اعداد و شمار ہیں:

  • پے رول ٹیکس کے بیانات؛
  • ملازم کی شناختی دستاویز کی کاپی؛
  • نسل اور اصل کا ڈیٹا؛
  • پے رول ٹیکس سے متعلق ڈیٹا۔

اس لیے ان ڈیٹا کو کم از کم پانچ سال تک رکھا جانا چاہیے، چاہے وہ اہلکاروں کی فائل میں نئے بیانات سے تبدیل کیے جائیں۔

ملازمت کے خاتمے کے بعد کم از کم 7 سال

اگلا، آجر کے پاس ایک نام نہاد 'ٹیکس برقرار رکھنے کی ذمہ داری' بھی ہے۔ یہ آجر کو 7 سال کی مدت کے لیے تمام بنیادی ریکارڈ رکھنے کا پابند کرتا ہے۔ لہٰذا اس میں بنیادی ڈیٹا، اجرت کی سجاوٹ، پے رول ریکارڈ اور تنخواہ کے معاہدے شامل ہیں۔

برقرار رکھنے کی مدت ختم ہو گئی؟

جب پرسنل فائل سے ڈیٹا کی زیادہ سے زیادہ برقرار رکھنے کی مدت ختم ہو جاتی ہے، تو آجر ڈیٹا کو مزید استعمال نہیں کر سکتا ہے۔ اس ڈیٹا کو پھر تباہ کر دینا چاہیے۔

جب کم از کم برقرار رکھنے کی مدت ختم ہو جائے، آجر کر سکتے ہیں اس ڈیٹا کو تباہ کریں۔ استثنیٰ اس وقت لاگو ہوتا ہے جب برقرار رکھنے کی کم از کم مدت ختم ہو جاتی ہے اور ملازم ڈیٹا کو تباہ کرنے کی درخواست کرتا ہے۔

کیا آپ کے پاس عملے کی فائل کی برقراری کی مدت یا دوسرے ڈیٹا کے لیے برقرار رکھنے کی مدت کے بارے میں سوالات ہیں؟ اگر ایسا ہے تو، براہ کرم ہم سے رابطہ کریں۔ ہماری ملازمت کے وکیل آپ کی مدد کرنے میں خوشی ہوگی!

Law & More