چیک لسٹ اہلکاروں کی فائل AVG

چیک لسٹ اہلکاروں کی فائل AVG

ایک آجر کے طور پر، یہ ضروری ہے کہ آپ اپنے ملازمین کا ڈیٹا صحیح طریقے سے محفوظ کریں۔ ایسا کرتے ہوئے، آپ کو ملازمین کے ذاتی ڈیٹا کے عملے کے ریکارڈ رکھنے کے پابند ہیں۔ اس طرح کے ڈیٹا کو اسٹور کرتے وقت، پرائیویسی ایکٹ جنرل ڈیٹا پروٹیکشن ریگولیشن (AVG) اور نفاذ ایکٹ جنرل ڈیٹا پروٹیکشن ریگولیشن (UAVG) کو مدنظر رکھا جانا چاہیے۔ AVG ذاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ کے سلسلے میں آجر پر ذمہ داریاں عائد کرتا ہے۔ اس چیک لسٹ کے ذریعے، آپ کو معلوم ہو جائے گا کہ آیا آپ کے عملے کی فائلیں ضروریات کی تعمیل کرتی ہیں۔

  1. عملے کی فائل میں کون سے ڈیٹا پر کارروائی کی جا سکتی ہے؟

بنیادی اصول جس کی پیروی کی جاتی ہے وہ یہ ہے کہ صرف عملے کی فائل کے مقصد کے لیے ضروری ڈیٹا شامل کیا جا سکتا ہے: ملازم کے ساتھ ملازمت کے معاہدے کی مناسب کارکردگی۔

کسی بھی صورت میں، 'عام' ذاتی ڈیٹا رکھا جائے گا جیسے:

  • نام؛
  • پتہ
  • پیدائش کی تاریخ؛
  • پاسپورٹ/شناختی کارڈ کی کاپی؛
  • BSN نمبر
  • دستخط شدہ ملازمت کے معاہدے بشمول ملازمت کی شرائط و ضوابط اور ضمیمہ؛
  • ملازمین کی کارکردگی اور ترقی کا ڈیٹا، جیسے تشخیصی رپورٹس۔

آجر دیگر ڈیٹا جیسے کہ آجر کے ذاتی نوٹس، غیر حاضری کا ریکارڈ، شکایات، انتباہات، انٹرویوز کا ریکارڈ وغیرہ شامل کرنے کے لیے پرسنل فائل کو بڑھانے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔

ایک آجر کے طور پر، قانونی برقراری کی مدت کے سلسلے میں درستگی اور درستگی کو حاصل کرنے کے لیے اس ڈیٹا کو باقاعدگی سے اپ ڈیٹ کرنا ضروری ہے۔

  1. پرسنل فائل میں 'عام' ذاتی ڈیٹا پر کب کارروائی کی جا سکتی ہے؟

ایک آجر کو اس بات پر غور کرنا چاہیے کہ پرسنل فائل میں کب اور کون سا 'عام' ذاتی ڈیٹا محفوظ کیا جا سکتا ہے۔ آرٹیکل 6 AVG کے تحت، آجر 6 وجوہات کے ذریعے پرسنل فائل میں 'عام' ذاتی ڈیٹا محفوظ کر سکتے ہیں۔ ان وجوہات میں شامل ہیں:

  • ملازم نے پروسیسنگ کے لیے رضامندی دی ہے۔
  • ملازم (ملازمت) کے معاہدے پر عمل درآمد کے لیے ضروری ہے؛
  • پروسیسنگ آجر پر عائد قانونی ذمہ داری کی وجہ سے ضروری ہے (جیسے ٹیکس اور شراکت کی ادائیگی)؛
  • ملازم یا کسی اور فطری شخص کے اہم مفادات کے تحفظ کے لیے کارروائی ضروری ہے (ایک مثال اس وقت ادا کی جاتی ہے جب شدید خطرہ قریب ہو لیکن ملازم ذہنی طور پر رضامندی دینے سے قاصر ہو)؛
  • عوامی مفاد/عوامی آرڈر کے لیے کارروائی ضروری ہے۔
  • آجر یا تیسرے فریق کے جائز مفادات کو پورا کرنے کے لیے پروسیسنگ ضروری ہے (سوائے اس کے جہاں ملازم کے مفادات آجر کے جائز مفادات سے زیادہ ہوں)۔
  1. عملے کی فائل میں کون سے ڈیٹا پر کارروائی نہیں کی جانی چاہئے؟

فائل میں شامل 'نارمل' ڈیٹا کے علاوہ، ایسے ڈیٹا بھی ہیں جنہیں (عام طور پر) شامل نہیں کیا جانا چاہیے کیونکہ وہ خاص طور پر حساس نوعیت کے ہوتے ہیں۔ یہ 'خصوصی' ڈیٹا ہیں اور ان میں شامل ہیں:

  • عقائد؛
  • جنسی واقفیت؛
  • نسل یا نسل؛
  • طبی ڈیٹا (بشمول جب ملازم کی طرف سے رضاکارانہ طور پر فراہم کیا جاتا ہے)۔

'خصوصی' ڈیٹا صرف 10 مستثنیات میں AVG کے تحت ذخیرہ کیا جا سکتا ہے۔ اہم 3 مستثنیات درج ذیل ہیں:

  • ملازم نے پروسیسنگ کے لیے واضح رضامندی دی ہے۔
  • آپ ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کرتے ہیں جس کا خود ملازم نے جان بوجھ کر انکشاف کیا ہے۔
  • عوامی مفادات کو زیر کرنے کے لیے پروسیسنگ ضروری ہے (اس کے لیے ڈچ قانونی بنیاد کی ضرورت ہے)۔
  1. عملہ فائل حفاظتی اقدامات

اہلکاروں کی فائل کس کو دیکھنے کی اجازت ہے؟

عملے کی فائل صرف وہ افراد دیکھ سکتے ہیں جن کے لیے کام انجام دینے کے لیے رسائی ضروری ہے۔ ان افراد میں، مثال کے طور پر، آجر اور محکمہ HR کے ملازمین شامل ہیں۔ خود ملازم کو بھی اپنے عملے کی فائل دیکھنے اور غلط معلومات میں ترمیم کرنے کا حق ہے۔

فائل کے لیے حفاظتی تقاضے

اس کے علاوہ، اس بات کو بھی مدنظر رکھنا ضروری ہے کہ AVG عملے کی فائلوں کے ڈیجیٹل یا کاغذی ذخیرہ پر تقاضے عائد کرتا ہے۔ ایک آجر کے طور پر، آپ ملازم کی رازداری کے تحفظ کے لیے اقدامات کرنے کے پابند ہیں۔ اس لیے فائل کو سائبر کرائم، غیر مجاز رسائی، ترمیم یا حذف کرنے سے محفوظ رکھا جانا چاہیے۔

  1. عملے کی فائل برقرار رکھنے کی مدت

AVG کہتا ہے کہ ذاتی ڈیٹا کو محدود مدت کے لیے رکھا جا سکتا ہے۔ کچھ ڈیٹا قانونی برقرار رکھنے کی مدت سے مشروط ہے۔ دوسرے ڈیٹا کے لیے، آجر کو ڈیٹا کی درستگی کے مٹانے یا وقتاً فوقتاً جائزہ لینے کے لیے وقت کی حد مقرر کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ AVG کہتا ہے کہ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے معقول اقدامات کیے جائیں کہ غلط ڈیٹا فائل میں رکھا جائے۔

عملے کی فائل برقرار رکھنے کی مدت کے بارے میں مزید جاننا چاہتے ہیں؟ پھر ہمارا بلاگ پڑھیں ملازم فائل برقرار رکھنے کی مدت.

کیا آپ کا عملہ فائل اوپر دی گئی ضروریات کو پورا کرتا ہے؟ پھر امکانات یہ ہیں کہ یہ AVG کے مطابق ہے۔

اگر، اس بلاگ کو پڑھنے کے بعد، آپ کے پاس ابھی بھی پرسنل فائل یا AVG کے بارے میں سوالات ہیں، تو براہ کرم ہم سے رابطہ کریں۔ ہماری ملازمت کے وکیل آپ کی مدد کرنے میں خوشی ہوگی!

Law & More